Nos artigos anteriores, exploramos as estratégias de planejamento e controle essenciais para uma implementação bem-sucedida do ERP. Agora, é hora de colocar seus planos em ação, executar o lançamento do software e começar a usar seu novo sistema ERP. Esta é muitas vezes a fase mais desafiadora, pois todas as etapas dos estágios anteriores são postas à prova.
Se você preparou seus dados para a migração e configurou o ERP, está pronto para treinar sua equipe. Idealmente, cada funcionário deve participar de pelo menos duas sessões de treinamento: uma sessão de visão geral inicial para apresentar o sistema e uma sessão prática em sua estação de trabalho, onde eles podem concluir suas primeiras tarefas reais.
Visão Geral da Sessão de Treinamento
É importante mostrar a cada funcionário como suas funções se encaixam no novo sistema ERP. Por exemplo, a pessoa que cria um produto está lançando as bases para outras pessoas que farão referência a esse produto mais tarde. O funcionário que insere uma ordem de venda afeta diretamente o planejamento da produção. Os membros do time que registram os tempos de produção influenciam os relatórios e ajudam a empresa a cotar produtos com precisão. Em suma, todos que inserem dados no ERP desempenham um papel vital e afetam o fluxo de trabalho dos outros.
Esteja preparado para alguma resistência à mudança. Embora a implementação do ERP não deva alterar drasticamente as rotinas diárias, alguns funcionários podem vê-lo como trabalho extra ou sentir que suas atividades estão sendo monitoradas de perto. Aumentar a conscientização no início do projeto e demonstrar como as tarefas estão interconectadas pode ajudar a minimizar a resistência. A chave para superar a resistência é entender suas causas e abordá-las com empatia e comunicação clara.
Entrando em produção
Depois que todos os funcionários receberem pelo menos uma visão geral do ERP, é hora de lançar a versão funcional. Essa etapa pode levar de algumas horas a vários dias, dependendo do tamanho e da complexidade da sua empresa. O processo normalmente começa com a configuração do sistema, onde uma preparação cuidadosa pode economizar muito tempo. Durante a migração de dados, podem surgir problemas - como formatos de coluna incorretos ou caracteres dispersos em planilhas - portanto, a atenção aos detalhes é crucial. Depois que a configuração e a migração forem concluídas, seu ERP estará pronto para uso diário.
Sessão de treinamento prático
Muitas vezes, há um intervalo de semanas ou mesmo meses entre o treinamento geral e o lançamento. É aqui que uma segunda sessão prática se torna indispensável. Essas sessões mais curtas e individualizadas se concentram em tarefas práticas, como criar um produto, gerar uma fatura ou registrar o tempo gasto em um processo.
Em vez de esperar que todos comecem a usar o ERP no mesmo dia, considere uma implementação gradual. Comece inserindo produtos no sistema, seguido de orçamentos ou ordens de venda e, finalmente, ordens de serviço e outras tarefas. Pode levar várias semanas ou meses para que toda a organização adote totalmente o ERP, mas chegar a esse estágio é um sinal claro de uma implementação bem-sucedida.
A execução bem-sucedida do ERP é mais do que apenas software - é sobre capacitar sua equipe e construir confiança em novos processos. Ao fornecer suporte contínuo e celebrar cada marco, você pode garantir uma transição suave e maximizar os benefícios do seu investimento em ERP. Na Nengatu, temos o compromisso de guiá-lo em todas as etapas, desde o treinamento até a adoção total, para que sua organização possa prosperar com um sistema moderno e integrado.