Quando você está configurando um ERP - ou qualquer software para gerenciar produtos - a forma como você organiza os produtos em categorias desempenha um papel maior do que a maioria das pessoas imagina. Pode parecer uma tarefa básica de configuração, mas se você não fizer isso com cuidado, acabará com um sistema difícil de usar e ainda mais difícil de manter.
Em muitas organizações, as categorias de produtos são criadas apenas a partir de uma perspectiva contábil - apenas o suficiente para gerar relatórios ou atribuir custos. Mas para usuários em vendas, compras ou operações, essas categorias geralmente não fazem muito sentido. Essa desconexão leva a problemas que se acumulam ao longo do tempo.
Alguns problemas comuns quando as categorias não são bem planejadas são:
Duplicar categorias
Isso acontece quando as equipes não conseguem encontrar a categoria certa, então elas criam uma nova que faça sentido para elas. Por exemplo, uma equipe pode criar "Parafusos" enquanto outra usa "Fixadores". Tecnicamente, eles podem estar se referindo aos mesmos itens, mas agora estão divididos — e isso geralmente leva a produtos duplicados, nomes inconsistentes e dados de estoque não confiáveis.
Categorias difíceis de navegar
Se os nomes usados para as categorias não corresponderem à forma como as pessoas pensam ou falam no dia a dia de trabalho, elas se tornarão difíceis de pesquisar. Alguém pode procurar por "Materiais de Limpeza", mas não encontrar nada - porque a categoria é realmente chamada de "Consumíveis de Zeladoria". A menos que todos saibam a terminologia exata usada quando a categoria foi criada, eles ficam presos investigando ou perguntando por aí.
Categorias que são muito genéricas
Uma categoria abrangente como "Diversos" ou "Uso geral" pode parecer útil quando você não tem certeza de onde colocar algo, mas com o tempo, torna-se um depósito de bagunça. Essas categorias vagas dificultam a filtragem ou o relatório de produtos de forma significativa, e não ajudam os novos membros da equipe a entender como os itens são agrupados.
Como planejar categorias que realmente funcionam
A boa notícia é: você não precisa de uma estrutura perfeita desde o primeiro dia — mas precisa de um plano. Uma boa abordagem começa com a contribuição das equipes que realmente usam e pesquisam produtos. Isso não significa horas de reuniões, que podem ser tão simples quanto rascunhar uma estrutura inicial e obter um feedback rápido, antes de avançar.
Tente responder a perguntas como:
- Quem precisa pesquisar produtos?
- Que tipo de filtros eles usam hoje?
- Quais decisões ou tarefas dependem da capacidade de encontrar o item certo rapidamente?
Você terá uma ideia mais clara de quais categorias precisam existir e qual linguagem faz sentido para sua organização.
Crie um padrão estruturado e previsível
Em vez de construir categorias no improviso, defina uma estrutura com níveis claros — e tente aplicá-la de forma consistente. Isso ajuda tanto na navegação quanto na pesquisa, e torna o sistema mais fácil de escalar à medida que você adiciona mais produtos.
Aqui está um exemplo de uma estrutura de categorias com quatro níveis:
- Função ou Aplicação – por exemplo, Embalagem, Equipamento de Segurança, Matérias-Primas
- Material ou Composição – por exemplo, Papelão, Aço Inoxidável, Polímero
- Forma ou Configuração – por exemplo, Rolo, Folha, Cilindro, Líquido
- Tipo ou variante específica – por exemplo, etiquetas de envio 4x6, haste de aço de 3 mm, garrafa de 1L
Esse tipo de estrutura ajuda a agrupar itens semelhantes, filtrar por atributos compartilhados e manter a consistência ao adicionar novos produtos. Mas claro, a estrutura certa depende do seu negócio. Uma empresa de manufatura precisará de uma lógica diferente de um negócio de distribuição ou varejo. A chave é garantir que as categorias reflitam como as pessoas realmente pesquisam e usam os itens — não apenas como eles são armazenados no depósito ou listados na contabilidade.
Na Nengatu, fornecemos um conjunto de categorias iniciais que você pode usar como base - e adaptar às suas necessidades. Eles contêm uma lógica integrada que se adapta ao tipo de produto com o qual você está trabalhando. Isso significa que o sistema se comporta de maneira diferente para matérias-primas versus hardware, ou para peças únicas versus montagens - ajudando você a trabalhar mais rápido e com menos erros.
Uma estrutura de categorias clara e bem planejada reduz erros, acelera a integração e torna seu ERP mais fácil para todos usarem. É um pequeno investimento que compensa todos os dias.