As implementações de ERP podem ser demoradas, portanto , acompanhar tarefas, atribuir responsabilidades e envolver pessoas-chave com antecedência são essenciais para uma implementação bem-sucedida. Depois de decidir pela implementação ou atualização do seu sistema ERP, você precisa de uma abordagem clara para o gerenciamento de projetos. Sem ele, você corre o risco de perder o controle sobre custos e cronogramas, potencialmente se juntando aos 75% de implementações falhas, mencionados em artigos anteriores.
Você pode gerenciar seu projeto de ERP com ferramentas tão simples quanto uma planilha do Excel ou tão avançadas quanto o Microsoft Project, ou qualquer software de gerenciamento de projetos que você preferir. O importante é definir claramente as tarefas, responsabilidades e prazos.
Marque reuniões recorrentes para analisar o progresso. Revise regularmente as responsabilidades, tarefas, cronogramas e custos para manter o projeto no caminho certo. Seu principal objetivo é estabelecer quando você espera ver os resultados do seu ERP. Sem marcos claros, os projetos podem parar ou perder a prioridade. Gerenciar seus marcos - as principais conquistas que impulsionam a implementação - é crucial.
Gerenciando marcos
Algumas tarefas são demoradas e críticas para o sucesso do seu ERP. Elas devem ser tratadas como marcos importantes. Para identificar marcos, procure tarefas das quais muitas outras atividades dependem - esses são os pontos cruciais do seu projeto.
Depois de escolher o seu software ERP - e idealmente antes de investir - é uma boa ideia rever os requisitos do sistema e as configurações recomendadas. Aqui estão alguns exemplos de marcos importantes:
- Criação de categorias de produtos: esta é muitas vezes uma tarefa importante que requer a contribuição de vários membros da equipe.
- Modelos de documentos: a maioria dos ERPs fornece modelos padrão para faturas, ordens de venda, ordens de serviço e outros documentos. No entanto, personalizar esses modelos para se adequarem ao seu negócio é um passo importante.
- Convenção de Identificadores: se sua empresa gerencia produtos, você precisará de regras para garantir que cada item tenha um número de peça exclusivo. A mesma lógica se aplica a faturas, orçamentos e pedidos de vendas.
- Prepare-se para a migração: quer seja uma mudança de ERP ou a implementação do primeiro, prepare listas de recursos, materiais, produtos e outros dados com antecedência. Isso tornará a migração mais rápida e suave.
Cada um desses exemplos pode ser dividido em tarefas menores. Concluir todas as sub-tarefas significa que você atingiu um marco. Você pode, por exemplo, definir categorias primeiro, depois usá-las para criar convenções de número de peça e, finalmente, preparar sua migração de dados usando as categorias e os novos números de peça. Alguns ERPs exigem mais configuração do que outros, portanto, planeje de acordo e programe esses marcos em sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
O gerenciamento eficaz de projetos de ERP não se trata apenas de marcar caixas - trata-se de manter sua equipe alinhada e motivada. Ao definir marcos claros e revisar regularmente seu progresso, você pode identificar problemas com antecedência, comemorar conquistas e manter sua implementação em andamento.
Na Nengatu, nossa equipe está aqui para apoiá-lo em todas as etapas, ajudando a transformar sua visão de ERP em realidade. Entendemos que cada empresa tem seu próprio ritmo e prioridades. É por isso que você pode preparar todas as etapas conforme descrito acima para uma experiência mais tranquila ou simplesmente começar a usar o sistema e adicionar recursos à medida que suas necessidades crescem.