Nos artigos anteriores, exploramos a diferença entre KPIs e relatórios e como definir KPIs que realmente ajudam você a tomar melhores decisões. Mas os relatórios merecem seus próprios holofotes. Quando criados com os dados e a intenção corretos, eles podem revelar insights que mudam a maneira como você faz negócios.
Os relatórios vêm em várias formas: uma planilha rápida, um resumo em PDF ou uma apresentação detalhada. Mas, independentemente do formato, o que realmente importa são as informações internas, e se elas ajudam você a entender o que está acontecendo e o que fazer a respeito. Um bom relatório tem um propósito. Se isso não ajuda você a aprender algo ou orientar uma decisão, é apenas mais barulho.
Assim como os KPIs, um relatório começa com uma pergunta. Mas, embora os KPIs acompanhem o desempenho e desencadeiem ações necessárias, os relatórios ajudam a descobrir quais ações podem funcionar melhor. Por exemplo, talvez você já saiba quem são seus 10 principais clientes — mas se você se aprofundar e incluir detalhes como setor, região e tamanho da empresa, começará a ver padrões. Talvez seus maiores clientes estejam principalmente em um setor ou local específicos. Esse tipo de informação é valiosa. Você pode então segmentar empresas semelhantes e potencialmente crescer mais rápido.
O nível de detalhe em um relatório depende da pergunta que você está tentando responder. Digamos orçamentos estejam sendo gerados para muitos clientes em potencial, mas apenas alguns se transformam em vendas reais. Um relatório que rastreia quanto tempo cada orçamento leva, os tipos de produtos cotados e quem é o cliente pode ajudá-lo a identificar o que torna um negócio mais provável de ser fechado. É aqui que um relatório se torna mais do que uma lista — torna-se uma ferramenta.
Às vezes, um relatório precisará ser criado para uma investigação muito específica. Talvez um cliente relate um problema de qualidade. Você pode criar um relatório único para analisar casos passados semelhantes, dados de produção, registros de treinamento de funcionários ou prazos de entrega. Ele talvez seja utilizado apenas uma vez, mas pode ser a chave para resolver o problema. Nesses casos, a velocidade e a confiabilidade dos dados são mais importantes do que uma formatação polida ou a automação.
Claro, nem todos os relatórios são únicos. A maioria das empresas depende de relatórios recorrentes — semanais, mensais, trimestrais — para acompanhar o desempenho das vendas, a produtividade da equipe, a saúde financeira e muito mais. O Desafio Muitos desses relatórios levam horas para serem preparados, todas as vezes. Muitas vezes, é porque os dados estão espalhados por planilhas, softwares diferentes e sistemas desconectados.
É aí que um ERP sólido como Nengatu faz uma diferença real. Quando todos os seus dados residem em um só lugar — pedidos, clientes, estoque, operações — você não precisa perseguir números entre diferentes arquivos. Você pode criar relatórios diretamente no sistema, usando dados consistentes e em tempo real, e automatizá-los para serem executados dentro de um cronograma. Seja uma análise aprofundada ou um simples resumo semanal, sua equipe gasta menos tempo coletando dados e mais tempo agindo sobre eles.
Em suma, relatórios poderosos não são sobre layouts sofisticados — são sobre perguntas relevantes, dados claros e respostas úteis. Com as ferramentas certas, os relatórios podem deixar de ser uma tarefa árdua e começar a ser um verdadeiro impulsionador de insights e ações.