No artigo anterior, exploramos as principais diferenças entre KPIs (Key Performance Indicators) e relatórios. Mas saber a diferença é apenas o começo. O próximo passo é ter certeza de que você está realmente medindo o que importa. Não se trata apenas de classificar o que pertence a um relatório e o que se qualifica como um KPI — trata-se de fazer as perguntas certas e garantir que as respostas levem a decisões reais.
Digamos que alguém pergunte: "Estamos no caminho certo para atingir nossa meta de vendas este mês?" Dependendo da resposta, isso pode desencadear uma ação da equipe de vendas ou marketing, talvez uma campanha de última hora ou um impulso em determinados negócios. E se você notar a mesma queda de vendas todos os anos em um determinado mês, isso pode levar a uma mudança de estratégia de longo prazo, como planejar uma promoção com antecedência. Esse é um bom KPI: ele mantém você focado e ajuda você a agir. E, muitas vezes, aponta para um relatório, para uma análise e planejamento mais profundos.
Então, como você define os KPIs certos? Comece com as perguntas que você precisa responder e aonde essas respostas podem levar. Aqui está um exemplo: um vendedor pergunta à sua equipe "Qual é um bom tempo estimado para entrega que posso oferecer aos meus clientes?", então você pode comparar sua capacidade de produção com sua carga de trabalho atual. Isto pode ajudar a definir estimativas de entrega realistas para os clientes. Se a capacidade estiver apertada e um grande pedido chegar, talvez seja necessário terceirizar, re-agendar ou até mesmo considerar a compra de novos equipamentos. Se uma parte da sua linha de produção estiver sempre sobrecarregada enquanto outra permanecer ociosa, isso pode ajudá-lo a ajustar sua estratégia de vendas para equilibrar melhor a carga de trabalho.
A conexão entre pergunta e ação é o que torna um KPI significativo. Se você está acompanhando as devoluções de produtos, mas nunca faz nada com esse número, é apenas ruído. Mas se um aumento nas devoluções desencadeia uma verificação de qualidade, uma revisão de produto ou um acompanhamento de suporte ao cliente, então ele está fazendo o seu trabalho.
Outra maneira de pensar em bons KPIs é analisar as decisões que você precisa tomar — regularmente ou de tempos em tempos. Por exemplo: "Devo contratar um novo vendedor ou investir em outra máquina?" Agora você está falando de estratégia. Os KPIs que ajudam a responder a isso podem incluir desempenho de vendas, backlog de pedidos e capacidade de produção. Se as vendas estão atrasadas e você tem tempo ocioso no chão de fábrica, contratar vendedores pode ser a resposta. Se as vendas são fortes, mas sua equipe está constantemente trabalhando horas extras, talvez seja hora de expandir a capacidade produtiva.
Para manter seu painel limpo e seus KPIs úteis, concentre-se naqueles que levam a decisões ou desencadeiam ações. Na Nengatu, acreditamos que esses momentos devem acontecer perto de onde o trabalho é feito, e não apenas em um painel que as pessoas olham uma vez por semana. É por isso que criamos KPIs diretamente no fluxo de trabalho, para que sua equipe possa identificar problemas e agir sobre eles em tempo real. KPIs significativos não apenas acompanham o progresso — eles ajudam sua empresa a planejar um futuro melhor.